Eine rechtzeitige und korrekte Auszahlung von Löhnen und Gehältern ist in den meisten Unternehmen die Regel – sollte man zumindest meinen. Doch der Vorgang, der für die Angestellten routinemäßig und selbstverständlich erscheint, bedeutet für Unternehmen oft einen erheblichen organisatorischen und administrativen Aufwand. An dieser Stelle kommt die Payroll zum Einsatz.
In diesem Blogartikel gehen wir näher darauf ein, was unter dem englischen Begriff “Payroll” genau zu verstehen ist, in welchen Bereichen die Payroll eingesetzt wird und welche Aufgaben ein Payroll Specialist dabei übernimmt. Zudem erklären wir den Unterschied zwischen den Bereichen Payroll und Human Resources (HR).
Definition: Was genau versteht man unter Payroll?
Payroll gilt heute als der übergeordnete Begriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aller Mitarbeitenden eines Unternehmens und umfasst alle Informationen und Zahlungen über
- die Gehälter,
- Löhne und Boni,
- Steuern,
- Sozial- und Zusatzleistungen sowie
- die Abteilung, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung befasst.
Der Begriff Payroll kann auf Deutsch auch mit Gehaltsnachweis übersetzt werden, jedoch hat Payroll gleich mehrere Bedeutungen, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Entgeltabrechnung.
Unternehmen können die Entgeltabrechnung dabei ganz oder teilweise an einen externen Dienstleister auslagern, der einen Payroll-Service anbietet. Dieser Dienstleister erstellt dann die monatlichen Abrechnungen basierend auf den bereitgestellten Daten des Unternehmens.
Indem Sie einen solchen Payroll-Service nutzen, können Sie somit Ihre eigenen Personalressourcen für Kernaktivitäten nutzen und profitieren von der Expertise und den Ressourcen der Payroll-Service-Anbieter, was zu schnelleren, kostengünstigeren und fehlerreduzierten Lohnabrechnungen führt.
Was sind die Einsatzbereiche von Payroll?
Die Payroll umfasst verschiedene Aufgabenbereiche, welche sich zwar nach den individuellen Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen eines Unternehmens unterscheiden, jedoch flexibel an signifikante Anforderungen und Vorschriften angepasst werden können.
Nachfolgend haben wir einige der wichtigsten Einsatzbereiche der Payroll aufgelistet:
Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist ein essenzieller Bestandteil der Payroll und bezeichnet den Prozess der Berechnung und Auszahlung der finanziellen Vergütung an die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Dieser Prozess berücksichtigt dabei eine Vielzahl von Faktoren, darunter den Stundenlohn, Überstunden, Abzüge, Boni, sowie gesetzliche Vorgaben wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
Ziel der Gehaltsabrechnung ist es, eine präzise und pünktliche Vergütung bzw. Auszahlung an Mitarbeitende zu gewährleisten, wobei alle relevanten rechtlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien beachtet werden.
Steuerliche Compliance
Die steuerliche Compliance innerhalb der Payroll bezieht sich auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften im Zusammenhang mit steuerlichen Angelegenheiten. Dies beinhaltet die korrekte Berechnung und Einbehaltung verschiedener Steuern, wie der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge, sowie anderer steuerlicher Abgaben gemäß den geltenden Gesetzen.
Die Payroll-Abteilung ist somit unter anderem dafür verantwortlich, dass alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllt und eingehalten werden, um potenzielle Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Sozialversicherung und Vorsorge
Die Sozialversicherung und Vorsorge umfasst bei der Payroll die Verwaltung und Berechnung der Beiträge zu diversen sozialen Sicherungssystemen und Vorsorgeplänen für die Angestellten eines Unternehmens.
Dazu gehören typischerweise die Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung sowie betriebliche Altersvorsorge-Programme. Die Payroll-Abteilung ist hier demnach verantwortlich für die korrekte Erfassung und Abführung dieser Beiträge gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden.
Zeit- und Anwesenheitsmanagement
Bei der Payroll beinhaltet das Zeit- und Anwesenheitsmanagement das Erfassen und die Verwaltung von Arbeitszeiten sowie der Anwesenheitsdaten von Mitarbeitenden. Darunter versteht man unter anderem die Aufzeichnung von Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstagen und anderen zeitbezogenen Daten.
Durch die Integration von Zeit- und Anwesenheitsmanagement-Funktionen in die Payroll-Systeme können Unternehmen die genaue Berechnung der Vergütung der Mitarbeitenden garantieren und gleichzeitig gewährleisten, dass alle Arbeitszeitvorschriften und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
Berichterstattung und Compliance
Die Payroll-Abteilung ist im Bereich der Berichterstattung und Compliance für die Erstellung und Einhaltung von genauen und umfassenden Berichten über Löhne, Steuern und Vorsorgeleistungen verantwortlich. Diese Berichte dienen sowohl internen als auch externen Anforderungen wie Compliance-Prüfungen, Steuererklärungen und Personalkostenanalysen.
Die Payroll-Abteilung trägt somit dafür Sorge, dass alle Berichte korrekt und zeitnah erstellt werden, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und einen transparenten Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu gewährleisten.
Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
Die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen ist bei der Payroll für die Organisation und Abwicklung von Zusatzleistungen für die Mitarbeitenden eines Unternehmens zuständig. Dazu gehören etwa Krankenversicherungen, Lebensversicherungen, vermögenswirksame Leistungen und andere Zusatzleistungen.
Die Payroll-Abteilung sorgt somit dafür, dass die entsprechenden Beträge richtig einbehalten und an die jeweiligen Anbieter weitergeleitet werden.
Um die Verwaltung und Automatisierung der Payroll-Prozesse zu erleichtern, können Sie dabei auf passende Softwarelösungen und Dienstleister zurückgreifen.
Was macht ein Payroll Specialist / Payroll Manager?
Ein Payroll Specialist, auch Payroll Manager oder Lohn- und Gehaltsbuchhalter genannt, ist für die Durchführung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen verantwortlich.
Einige der Kernaufgaben, die ein Payroll Specialist typischerweise ausführt, sind:
- Monatliche Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeitenden
- Erfassung und Überwachung der Arbeitszeiten sowie Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit
- Erstellung und Abwicklung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen
- Verwaltung betrieblicher Altersvorsorgeprogramme für Mitarbeitende
- Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung
- Verwaltung von Benefit-Programmen wie Krankenversicherung und Rentenplänen für die Mitarbeitenden
- Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Versicherungsträgern und Behörden
- Aktualisierung und Pflege von Personaldaten
- Erstellung von Berichten und Auswertungen für die Finanz- und Personalabteilung
- Unterstützung der Finanzbuchhaltung bei Fragen zur Entgeltzahlung
- Begleitung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
- Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden in Fragen der Entgeltabrechnung
Was ist der Unterschied zwischen HR und Payroll?
Human Resources ist für die Verwaltung, die Entwicklung und das Zusammenspiel von Unternehmen und Mitarbeitenden zuständig und konzentriert sich unter anderem auf die Personalbeschaffung, Personalentwicklung und -bindung sowie das Talent Management.
Der Fokus von Payroll liegt dagegen auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens korrekt bezahlt und dabei alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Obwohl die Bereiche Human Resources und Payroll eng miteinander verbunden sind und zusammenarbeiten, erfüllen sie somit jedoch unterschiedliche Aufgabenbereiche.
Fazit: Payroll als strategisches Instrument für Unternehmen
Die Entgeltabrechnung stellt Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere da sie aufgrund der Vielzahl gesetzlicher Vorschriften und der Internationalisierung der Geschäfte immer komplexer wird. Demzufolge ist die Auswahl eines geeigneten Payroll-Systems für ein Unternehmen eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen.
Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, zumindest teilweise auf externe Dienstleister zurückzugreifen und setzen auf Payroll Outsourcing. Dies bietet eine sinnvolle Ergänzung, da externe Anbieter von Payroll-Services über das erforderliche Fachwissen verfügen, um die Payroll zuverlässig gesetzes- und richtlinienkonform umzusetzen.
Schließlich können Fehler in der Lohnbuchhaltung Unternehmen nicht nur finanziell belasten, sondern auch weitreichende wirtschaftliche und rechtliche Folgen mit sich bringen, welche es zu vermeiden gilt.
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Als erfahrener Payroll-Partner unterstützt Zalaris Sie zuverlässig in Ihrem HR-Management. Mit unserer Expertise und Erfahrung im Bereich Payroll-Services helfen wir Ihnen dabei, die Herausforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bewältigen, Compliance-Anforderungen einzuhalten sowie die Effizienz zu steigern und Kosten zu optimieren.
